Il gestionale per B&B,
camere e appartamenti.

Per chi gestisce la propria casa in forma familiare e non imprenditoriale: B&B, affittacamere, case e appartamenti vacanza. È nato in un B&B di due camere in Trentino, e la misura è rimasta quella: una manciata di unità, seguite di persona.

Sì. GuesTrace è riservato a chi gestisce una piccola struttura in forma personale o familiare, non imprenditoriale e senza partita IVA. Non è destinato alle attività ricettive con partita IVA. Il numero di unità gestibili dipende dal piano e non è un’autorizzazione a esercitare l’attività. Non esiste un limite nazionale uniforme: i limiti per la tua attività li stabilisce la tua regione o provincia, e verificarli è compito tuo.

Sì, dal piano Advanced in su. GuesTrace prepara le schedine degli ospiti per Alloggiati Web della Polizia di Stato e le invia con un tuo via libera, avvisandoti se manca qualcosa.

Con Advanced, Premium e TOP AI arrivi, partenze e presenze si compilano da soli dai soggiorni registrati. Il modello C/59 è nazionale — il contenuto è identico in tutta Italia — quindi la compilazione funziona ovunque. A cambiare è il canale di invio, perché la rilevazione dei flussi turistici è competenza regionale e ogni Regione usa il proprio sistema: oggi l'invio automatico è realizzato per la Provincia autonoma di Trento (sistema STU); per le Regioni che usano Ross1000, il gruppo più numeroso, è in lavorazione; altrove l'invio automatico non c'è ancora e i dati restano comunque pronti da riportare sul portale della propria Regione.

Sì: l'unica parte legata alla Regione è l'invio automatico dell'ISTAT. Tutto il resto è nazionale e funziona ovunque — calendario e portali, check-in, schedine per Alloggiati Web della Polizia di Stato, tassa di soggiorno, ricevute, spese e conti. Sull'ISTAT: il modello C/59 si compila ovunque, l'invio automatico oggi riguarda la Provincia autonoma di Trento, per le Regioni su Ross1000 è in lavorazione, e altrove il modello resta pronto da riportare sul portale regionale. Un caso da chiarire perché genera confusione: la Provincia di Bolzano non usa il sistema di Trento. L'Alto Adige raccoglie i dati tramite ASTAT con un canale suo, quindi lì l'invio automatico non è ancora disponibile.

Sì, dal piano Advanced in su: la calcola tenendo conto delle esenzioni e prepara il riepilogo periodico da presentare al Comune.

Sì, in tutti i piani: le prenotazioni dai portali entrano da sole nel calendario. Oggi le guide coprono Booking.com, Airbnb (beta test) e Bed-and-Breakfast.it (beta test). Il collegamento con Airbnb e con Bed-and-Breakfast.it è in beta test. Funziona e puoi usarlo, ma non ha ancora alle spalle i mesi di sincronizzazioni che ha quello con Booking. Se qualcosa non torna — date sbagliate, prenotazioni che non arrivano, errori di lettura — scrivi a support@guestrace.it. La sincronizzazione avviene via iCal e riduce al minimo il rischio di overbooking, che si azzera del tutto con pochi accorgimenti manuali, guidati da GuesTrace al momento giusto. I calendari dei portali si aggiornano solitamente in 1–3 ore: i tempi dipendono dal portale e non sono un limite massimo garantito. Su Booking puoi anticipare l'aggiornamento con «Aggiorna la connessione». Dopo una prenotazione diretta, chiudi manualmente le date sui portali ancora da aggiornare e verifica il calendario: i controlli di GuesTrace non possono bloccare una vendita su un portale che non ha ancora ricevuto le nuove disponibilità.

I dati stanno su server in Europa, a Francoforte, in un database PostgreSQL con backup automatici giornalieri, e il trattamento segue il GDPR. Le informazioni di ogni struttura sono separate da quelle di tutte le altre a livello di database (Row Level Security), non solo dal programma. Le utenze dei servizi pubblici — Questura, ISTAT — sono cifrate con AES-256 e non compaiono mai a schermo: si sostituiscono, non si rileggono. I pagamenti passano da Stripe, quindi il numero della carta non transita dai nostri server. Dalla voce «Esporta dati» si scarica tutto in CSV o JSON in qualsiasi momento.

Sì. I passaggi sono pochi e le guide stanno dentro l'app, con gli esempi accanto al campo da compilare. Nel piano è compreso anche un pacchetto di richieste di assistenza: risponde chi il programma l'ha scritto, non un centralino.

Ci sono quattro piani: Essential a partire da 14,90 €/mese, Advanced a partire da 19,90 €/mese, Premium a partire da 26,90 €/mese e TOP AI a partire da 49,90 €/mese. Il prezzo dipende anche da quante unità hai: nella sezione «I piani» scegli la tua fascia (1-2 unità, 3-4 unità, 5-6 unità) e vedi subito quanto paghi. È quello che paghi: nessuna IVA da aggiungere. Ogni piano include tutto quello del precedente e il prezzo resta bloccato per sempre, con lo sconto di 2 mensilità sull'abbonamento annuale (paghi 10 mesi invece di 12). In questa fase di beta privata si entra in lista d'attesa; all'apertura sono previsti 15 giorni di prova Premium senza carta.

Le funzioni già attive sono: check-in automatico dalla foto del documento, gestione dei costi automatizzata, il bonifico del portale, spiegato riga per riga e il regolamento del comune, già tradotto in impostazioni. Sono annunciate e non ancora attive: traduzione automatica in 42 lingue e risposte agli ospiti pronte da inviare. Le trovi nel piano TOP AI. Le funzioni con l'intelligenza artificiale sono comprese nei piani che le prevedono. Quelle ancora in sviluppo sono indicate come «In arrivo». Il collegamento al fornitore lo gestisce GuesTrace: non serve una chiave tua e non c'è nulla da configurare.

Che al posto di ricopiare i dati fotografi i documenti — anche tutti insieme, anche dal telefono mentre sei sulla porta — e GuesTrace fa il resto: legge nome, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo e numero del documento, compila la scheda di ogni ospite, registra il check-in e prepara la schedina per la Questura. Le foto vengono lette insieme, quindi una famiglia di quattro non richiede quattro attese. A te resta il controllo finale e il via libera all'invio: finché non confermi, non parte e non viene registrato niente. È compreso nell'abbonamento TOP AI.

La foto del documento non resta in archivio. Serve a compilare la scheda dell'ospite e a trasmetterla alla Questura: appena l'ospite è partito parte il conto alla rovescia e dopo dieci giorni l'immagine viene cancellata in automatico, ospite per ospite, senza che tu debba ricordartene. Restano i dati letti — che sono dati, non copie di documenti — e la ricevuta della Questura, che la legge chiede di conservare cinque anni. Il motivo è il principio del GDPR per cui un dato si tiene solo finché serve allo scopo per cui è stato raccolto: una fotocopia che ha già fatto il suo lavoro va tolta dall'archivio, non custodita. È il comportamento chiarito dal Garante privacy nella nota del 29 aprile 2026 alle associazioni di categoria: l'obbligo di identificazione si esaurisce con la trasmissione.

No, se accendi la lettura automatica dei costi. Fotografi lo scontrino — e puoi metterne più d'uno nella stessa foto, o caricare un PDF che ne contiene diversi, o la fattura arrivata per email — e ogni riga di spesa viene riconosciuta e messa nella sua categoria, con quantità e importo, confrontando il totale letto con quello stampato. Sei scontrini in una foto sola sono pronti in circa un minuto e mezzo. Prima di leggere, GuesTrace controlla che cosa gli hai dato: se non è un documento di spesa te lo dice invece di spendere una lettura. Quello che ottieni è una bozza: la controlli e la confermi tu. Anche questa è compresa nell'abbonamento TOP AI.

Sì, e non è il sito rimpicciolito: c'è un'area pensata per lo schermo del telefono con le cose che si fanno in piedi — prenotare, guardare il calendario, fare il check-in fotografando i documenti, cercare un ospite, mandare una comunicazione, emettere una ricevuta. Si aggiunge alla schermata iniziale come un'app, senza passare da nessuno store. Le schedine Questura e l'ISTAT dal telefono si consultano; le impostazioni, le tariffe e i report restano dove ha senso guardarli, sul computer.

No. In questa fase lasci i tuoi contatti e attivi la prova: nessun pagamento online, nessun vincolo.